사회 초년생이라면 알아야 할 비즈니스 매너 중 메일 작성법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 메일의 경우 어떤 업무이든 대부분의 업무에 포함되기 때문에 기본적이고 정중한 메일을 작성하는 것은 매우 중요합니다. 비즈니스 메일을 작성하는 데에는 몇 가지 지켜야 할 매너가 있으니 아래 내용을 꼭 정독해 주시기 바랍니다.
비즈니스 메일의 기본적인 사항 5가지
1. 제목 작성하기
비즈니스 메일을 작성할 때 가장 중요한 것은 알맞은 메일 제목을 정하는 것입니다. 간결하고 전체내용을 함축할 수 있게 한 문장으로 정하는 것이 좋습니다. 또한, 앞의 말머리에 대괄호를 붙여 수신인에 따라 보낸 이 가 누구인지 혹은 어떤 메일인지 쉽게 알 수 있도록 회사명이나 카테고리명을 적어주시면 좋습니다.
또한, 중요한 마감일자나 요청기한이 있는 경우 제목 맨 뒤에 괄호를 넣어 제목에 넣어주는 것이 좋습니다.
예시 1) [A컴퍼니] abc 시리얼 출시 상세페이지 공유의 건
예시 2) [회의안내] 6/13 C팀 주간회의 장소 공지의 건
예시 3) [중요] 5월 탕비실 냉장고 정리 요청의 건 (5월 31일까지)
2. 첫 인사와 끝 인사
메일을 작성할 때는 바로 본론으로 들어가기 전 본인이 누구인지 밝히는 것이 기본입니다. 간단한 인사말과 함께 본인이 어디 소속의 누구인지 먼저 밝히며 안부인사를 전하여도 좋습니다.
또한, 본론의 이야기가 끝나고 메일을 마무리 짓는다면 요청사항에 대한 회신을 달라는 부탁과 함께 감사의 인사를 적고 메일을 끝맺으시면 됩니다.
예시)
안녕하세요
A컴퍼니 B운영팀에서 C업무 담당자 홍길동입니다.
다름이 아니라,
(본문)
해당사항 확인하시어 회신부탁드리며 문의사항이 있으면 언제든지 연락부탁드립니다.
감사합니다.
3. 중요부분 체크
메일을 작성하며 강조해야 할 부분이 있는 경우에는 진한 글씨 혹은 색깔을 달리 하는 것도 좋습니다. 마감기한이나 헷갈릴 수 있는 장소에 대한 부분을 이처럼 활용할 수 있습니다.
제목 : [중요] 5월 탕비실 냉장고 정리 요청의 건 (5월 31일까지)
안녕하세요
A컴퍼니 B운영팀에서 C업무 담당자 홍길동입니다.
다름이 아니라, 5월 탕비실 냉장고 정리를 5월 31일 오후 6시에 시행함을 알려드립니다.
이에 따라 해당 날짜, 시간에 정리되지 않은 냉장고의 물품은 모두 폐기처리 되오니 냉장고 내 개인 물품을 정리해 주시기 바랍니다.
- 폐기일 : 5월 31일 오후 6시
- 해당 냉장고 : 탕비실 1번 (2번은 해당되지 않음)
해당 내용 확인하시어 냉장고 정리에 협조 부탁드립니다.
문의사항이 있으면 언제든지 연락부탁드립니다.
감사합니다.
4. 수신인, 참조자 설정
메일을 작성하면서 수신인과 참조자, 더 나아가 숨은 참조자까지 구분하여 메일을 발송하는 것이 중요합니다.
해당 메일을 받는 중심인물인 수신자는 요청하는 업무의 실무자, 담당자, 회신을 받아야 하는 이를 수신인으로 설정합니다. 그리고 참조자는 이 업무와 관련 있으며 해당 내용을 알아야 하는 팀원 혹은 유관부서, 의사결정자인 팀장, 부장 등을 포함합니다.
마지막으로 숨은 참조자의 경우는 받는 이가 알 필요 없지만 내부적으로 공유해야 할 만한 메일일 경우 숨은 참조를 활용합니다.
5. 서명 설정
메일 가장 하단에는 본인의 정보가 적힌 서명을 만들어 놓고 활용하는 것이 좋습니다. 명함과도 같은 역할을 하며 수신인으로 하여금 보내는 이 가 누구인지 연락처나 소속 등을 파악할 수 있어 비즈니스 메일을 주고받는데 용이합니다.
홍길동 사원 Gildong Hong
(주) A컴퍼니 B사업부/C운영팀
서울시 서초구 D로 09 A컴퍼니 빌딩 10층
Tel. 02-333-4444 Mobile. 010-5555-6666
Email. gd.hong@acompany.com
이상으로 기본적인 비즈니스 메일 쓰는 방법에 대해 알아보았습니다. 간단하지만 알려주지 않으면 잘 모르는 매너일 수 있으니 여러 번 연습해 보시고 익숙해지시기 바랍니다.
사회 초년생이면 헷갈리는 직급, 직책에 대해 궁금하시면 아래 포스팅을 참고해 주세요. :)
회사 직급 순서 정리 및 직급과 직책의 차이점
요즘에는 수직적인 회사에서 수평적인 회사가 많아지는 분위기입니다. 하지만 아직까지도 직급을 사용하는 회사가 많기에 처음 회사 생활을 시작하는 사회초년생이라면 한 번쯤 직급 순서에
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